Escrito por Eduardo López. Jueves 20 de Mayo
Los procesos de gestión de entregas, por naturaleza son difíciles de manejar. Cuentas con un n número de pedidos en n número de rutas asignadas a n número de conductores que se mueven por toda una ciudad, país o región. Manejar estos procesos de manera análoga (sin tecnología, puede ser mucho más complicado. Y en un proceso en el que se transportan productos importantes para tus clientes y se espera recibir información vital para tu empresa, no contar con herramientas que faciliten el trabajo, se generan lo siguientes problemas:
1. Pérdida de
tiempo y energía:
Escribir guías de remisión y detalles en papel regresar a revisar y transcribir en la oficina, archivarlos en carpetas que son difíciles de trackear. Se necesita de personas y su tiempo para llevar a cabo este proceso. Este proceso es lento y tedioso. Y en lo tedioso, el error humano prevalece.
Implementar tecnología de pruebas de entrega electrónicas alivia todo este tiempo y permite visualizar el progreso a tiempo real. No hay que esperar al final del día para revisar los detalles de la operación. Lo cual nos lleva al siguiente punto.
2. Falta de visibilidad y precisión:
La mayoría de empresas están a ciegas todo el día, y a pesar de que muchos perdidos se entregan y el negocio no se cae, no poder ver la operación de entregas a tiempo real permite que muchas cosas se vayan de control. Tiempo perdido en paradas largas, rutas inapropiadas por parte de la flota, potenciales accidentes. No saber si se entregó en el punto que era porque no hay como monitorearlos.
Hoy en día, muchos países cuentan con más dispositivos móviles y que personas. Y estos vienen con la capacidad de reportar su ubicación, todo el tiempo. En pocos pasos, cada conductor de tu empresa puede utilizar estos dispositivos y permitir que tengas ojos dentro y fuera de la empresa. El campo y las rutas tomadas por cada conductor son visibles a bajos costos e interfaces amigables gracias a la telemetría.
3. Pobre resolución de disputas y mal
servicio al cliente:
Dado a que el proceso de documentación y archivación de las pruebas de entregas suelen ser obsoletas y difíciles de navegar, la resolución de disputas con clientes suele ser igual. Archivar notas de entrega y firmas en guías de remisión sirven solo para ti, el cliente no necesariamente guardará esta información.
Además, el sustento en un papel escrito suele no ser tan confiable. Esto lleva a fricción con los clientes y eventual descontento con tu empresa. Las pruebas de entrega electrónicas son claras, llenas de evidencia fotográfica, firmas y ubicación gps. Además de esto, ellas pueden ser reenviadas en el instante que completa la entrega. Esta información puede llegar al cliente final como a los demás departamentos de la empresa, como cobranzas.
4. Demoras en obtener ingresos:
Muchas empresas deben esperar a recibir una guía de remisión firmada, al final de cada ruta, para empezar un proceso de cobranzas y eventualmente ver los ingresos en su cuenta bancaria. Mientras más demoran en llegar las pruebas de entrega física, más demoras en cobrar. Esto se exacerba cuando se pierde una de estas pruebas o el conductor sufre un accidente en la vía. Depender de un documento físico para empezar un proceso de cobranzas es muy riesgoso, y completamente evitable en la nueva era digital.
Como mencionamos anteriormente, con un sistema de prueba de entregas electrónico, una vez que se reporta la entrega exitosa, el proceso de cobranzas y generación de ingresos continúa inmediatamente y de manera fluida. Los procesos electrónicos empujan a la generación de ingresos rápida y efectiva.
5. Obstáculos para pensar
estratégicamente:
Todos estos procesos manuales mencionados en los 4 problemas previos suelen ocupar espacio en la mente de los colaboradores de una empresa. Esto genera que todos vean al corto plazo se concentren en resolver problemas que pueden ser resueltos con un clic. Perdemos energía y buenas ideas por dedicar tanto tiempo a procesos operativos fácilmente reemplazables por la tecnología.
Fleetflex no solo permite que se ahorre tiempo y energía en los procesos mencionados anteriormente, si no que facilita la aparición de espacios para pensar en cómo mejorar la creación y asignación de rutas, la calidad de las entregas, etc.
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